今回は、アクションアイテムについての説明記事です。
アクションアイテムってそもそも何なのか、どんなことに使うのかを説明していきます！
私はディレクション業務をする際、お客様との要件定義に入る前に必ず作っています。
WEB制作の現場に限らず、営業など、クライアントと会議をするお仕事の方は参考になるかと思います。
皆様も、ぜひこの記事を参考にしてアクションアイテムを作ってみてください。
そもそもアクションアイテムってなに？
アクションアイテムとは、簡単にいうと「決めることリスト」です。
例えば、WEB制作の現場では、デザイン、設計、仕様、OS、CMS、サーバー、契約内容などなど幅広いことをお客様と一緒に決めていく必要があります。
上記の内容を決める会議のことを要件定義と呼んでいます。（会社によっては、要求定義をする場合もあります。）
そして、要件定義は定例で行うことが多いので、会議の中で話合う内容は事前に準備しておかなければいけません。（WEB制作の現場では週に1回が多いです。）
アクションアイテムを事前に用意して、その日の会議で決めることを確認しておくとスムーズに進行できます。
アクションアイテムをお客様にも共有して相互に閲覧できるようにしておけば、認識齟齬によるズレを回避できるので不要なトラブルを無くせます。
また、現時点のプロジェクトの進行が予定通りなのか、遅れているのかも、アクションアイテムで可視化するので、クライアントとスケジュール調整をする際に役立つ資料になります。
アクションアイテムの作り方
個人的にはGoogleスプレッドシートがおすすめです。お客様ともリアルタイムで情報共有ができます。
※セキュリティ面はよく考慮してください。
その他、皆様が使いやすいツールで作ればよろしいかと思います。
EXCEL、スプレッドシートで作る場合は、会議の日付をシート名にして管理していくのがオススメです。一つのスプレッドシートで一つのプロジェクトを管理可能です。
以下、テンプレートをEXCELで貼っておきますので、お好きにダウンロードして活用してください。
※スプレッドシートで利用する場合は、ダウンロードした後、GoogleDriveに移動してからご利用ください。
項目は皆さまの業務内容に合わせて変更をしてください。
項目例
- No：番号を付けると管理しやすくなります。
- 日付：着手日、期日、解決日を管理すると、抜け漏れを防げます。
- 分類：おおまかな確認事項のカテゴライズです。
- 確認事項：確認したいことを分かりやすく簡潔に書きます。
- 決定事項：会議で「決定」した内容を細かく記載します。
- コメント：確認事項に対してメモを残す場合に便利です。
- 担当者：確認事項に対して、担当が誰かを明確にしましょう。
アクションアイテムを作るときの考え方
以下を参考にして作成していくと良いです。
- 要件定義で絶対に確認しておきたいこと。要件定義書に記載しておかないといけないこと。
- 要件定義の進行に合わせ、タイムスケジュールを考えて作る。（デザインが上がるのは３回目の会議以降だから、それまではデザイン以外の確認をするといった具合。）
- 誰が発案したのか、話し合いの中でどんな仕様が「確定」したのかを明確にする。（後からの無理なやり直しを避ける。）
- 更新内容はクライアントと共有することを前提とする。
- 「誰が」「いつ」同意したかを必ず記載する。
会議の際は、アクションアイテムの内容を上から順に確認していけば、それで進行できるので便利ですね。
後から確認内容を振り返った際に、議事録としても機能します。
アクションアイテムの重要な役割
アクションアイテムはプロジェクトの進行を非常に便利にしてくれる優れものですが、それだけではありません。
みなさんを守る盾にもなってくれる重要な役割が存在します。それが、裁判での法的根拠です。
WEB制作に限らないですが、トラブルというのはどうしても発生してしまうものです。
納品後に思っていた仕様と違ったから返金してくれなど、どうしても起きてしまいます。
揉めにもめて裁判ということも実際にあり得る話です。
そんなときに、アクションアイテムは重要な証拠として役割を果たします。
クライアントと共に仕様を確定させていった経緯が証拠として残っているからです。
アクションアイテムはプロジェクトの進行において、非常に重要なものであると分かっていただけたかと思います。
アクションアイテムをもっと便利にするツール
アクションアイテムの作成に役立つ便利なツールを紹介します。
例えば、SlackやChatwork、Redmineです。
これらはタスク管理ツールとして有用なので、アクションアイテムを作成したうえで、一緒に併用すると、抜け漏れの防止になります。
特にSlackだとスプレッドシートとの連携が可能なので、Slackでワークフローを作成して、それをスプレッドシートに転記するといった運用も可能なのでおすすめです。
あらかじめ、Slackでワークフローを作成しておき、アクションアイテムに反映できるようにしておくのが業務効率化にもつながります。
まとめ
以上、アクションアイテムについて、説明していきました。
アクションアイテムは会議の進行にとても役立つ資料になりますので、皆様も会議の際は作るようにしましょう。
