今回は、アクションアイテムについての説明記事です。
アクションアイテムってそもそも何なのか、どんなことに使うのかを説明していきます！
ディレクション業務をする際、お客様との要件定義に入る前に必ず作っています。
WEB制作の現場に限らず、営業さんなど、クライアントと会議をするお仕事の方は参考になるかと思います。
皆様も使う機会があれば、ぜひこの記事を参考にしてください。
そもそもアクションアイテムってなに？
アクションアイテムとは、簡単にいうと「決めることリスト」です。
例えば、WEB制作現場での要件定義では、デザインの確認だったり、設計、仕様、OS、CMS、サーバー、契約内容などなど幅広いことを決めていく必要があります。
上記の内容を決める会議のことを要件定義と呼んでいます。
↓要件定義の記事はこちら！
WEBディレクターが実例で解説する！WEBサイト制作における要件定義
そして、要件定義は週に1回定例で行うのが多いので、会議の中で話あった内容というのは忘れないように記録しておかなければいけません。
また、会議中にお客様の目の前で記入をしていけば、進捗管理も共有できるので、伝達ミスも防げます。
アクションアイテムを事前に用意して、会議で決めることを確認しておくとスムーズに進行できますよ！
アクションアイテムの作り方
個人的にはスプレッドシートがおすすめです。お客様とも共有してリアルタイムで情報共有をしましょう。
その他、皆様が使いやすいでツールで作ればよろしいかと思います。
EXCEL、スプレッドシートで作る場合は、会議の日付をシート名にして、会議日ごとに管理していくイメージです。
以下、テンプレートをEXCELで貼っておきますので、お好きにダウンロードしてください！
EXCELでコピーしてスプレッドシートに貼り付けて利用するのがベストです。
会議の中で確認しなければいけない内容を事前に準備しておいて、表に項目としてセットしておきます。
項目は皆さまの業務内容に合わせて変更をしてください。
項目例
- No：番号を付けると管理しやすくなります。
- 日付：着手日、期日、解決日を管理すると、抜け漏れを防げます。
- 分類：おおまかな確認事項のカテゴライズです。
- 確認事項：確認したいことを分かりやすく簡潔に書きます。
- コメント：確認事項に対してメモを残す場合に便利です。
- 担当者：確認事項に対して、担当が誰かを明確にしましょう。
考え方
以下を参考にして作成をしていくと良いです。
- 要件定義で確認しておくこと
- タイムスケジュールを考えて作る（デザインが上がるのは３回目の会議以降だから、それまでは別の確認をするといった具合です）
- 誰が発案したのか、話し合いの中でどんな仕様が確定したのかを明確にする。（後からの無理なやり直しを避ける）
- 更新内容はクライアントと共有することを前提とする
会議の際は、アクションアイテムの内容を上から順に確認していけば、確認漏れを防げます。
確認内容を振り返った際に、議事録としても機能するので、マストで準備したほうが良い資料になります。
また、万が一トラブルが起きた際も、アクションアイテムが大事な証拠になります。
まとめ
以上、アクションアイテムについて、説明していきました。
アクションアイテムは会議の進行にとても役立つ資料になりますので、皆様も会議の際は作るようにしましょう。
WEBLOMでは、ホームページ制作やマーケティングサポートをはじめ、WEBに関する様々な業務を承っております。
ご興味ある方は、ぜひご相談ください。
