今回は、アクションアイテムについての説明記事です。
アクションアイテムってそもそも何なのか、どんなことに使うのかを説明していきます！
私はディレクション業務をする際、お客様との要件定義に入る前に必ず作っています。
WEB制作の現場に限らず、営業など、クライアントと会議をするお仕事の方は参考になるかと思います。
皆様も、ぜひこの記事を参考にしてアクションアイテムを作ってみてください。
そもそもアクションアイテムってなに？
アクションアイテムとは、簡単にいうと「決めることリスト」です。
例えば、WEB制作の現場では、デザイン、設計、仕様、OS、CMS、サーバー、契約内容などなど幅広いことをお客様と一緒に決めていく必要があります。
上記の内容を決める会議のことを要件定義と呼んでいます。
↓要件定義の記事はこちら！
WEBディレクターが実例で解説する！WEBサイト制作における要件定義
そして、要件定義は週に1回定例で行うことが多いので、会議の中で話合う内容は事前に準備しておかなければいけません。
アクションアイテムを事前に用意して、会議で決めることを確認しておくとスムーズに進行できますよ！
お客様にも共有して閲覧できるようにしておけば、認識齟齬によるずれを回避できるので不要なトラブルを無くせます。
アクションアイテムの作り方
個人的にはGoogleスプレッドシートがおすすめです。お客様ともリアルタイムで情報共有ができます。
※セキュリティ面はよく考慮してくださいね。
その他、皆様が使いやすいツールで作ればよろしいかと思います。
EXCEL、スプレッドシートで作る場合は、会議の日付をシート名にして、会議日ごとに管理していくイメージです。
以下、テンプレートをEXCELで貼っておきますので、お好きにダウンロードしてください！
EXCELでコピーしてスプレッドシートに貼り付けて利用するのがベストです。
会議の中で確認しなければいけない内容を事前に準備しておいて、表に項目としてセットしておきます。
項目は皆さまの業務内容に合わせて変更をしてください。
項目例
- No：番号を付けると管理しやすくなります。
- 日付：着手日、期日、解決日を管理すると、抜け漏れを防げます。
- 分類：おおまかな確認事項のカテゴライズです。
- 確認事項：確認したいことを分かりやすく簡潔に書きます。
- 決定事項：会議で「決定」した内容を細かく記載します。
- コメント：確認事項に対してメモを残す場合に便利です。
- 担当者：確認事項に対して、担当が誰かを明確にしましょう。
考え方
以下を参考にして作成をしていくと良いです。
- 要件定義で確認しておきたいこと。要件定義書に記載しておかないといけないこと。
- 要件定義の進行に合わせ、タイムスケジュールを考えて作る。（デザインが上がるのは３回目の会議以降だから、それまではデザイン以外の確認をするといった具合。）
- 誰が発案したのか、話し合いの中でどんな仕様が「確定」したのかを明確にする。（後からの無理なやり直しを避ける。）
- 更新内容はクライアントと共有することを前提とする。
会議の際は、アクションアイテムの内容を上から順に確認していけば、確認漏れを防げます。
確認内容を振り返った際に、議事録としても機能するので、マストで準備したほうが良い資料になります。
また、万が一トラブルが起きた際も、アクションアイテムが大事な証拠になります。
※実際に裁判になった際には、アクションアイテムが重要な証拠として機能します。
便利なツール
アクションアイテムの作成に役立つ便利なツールを紹介します。
アクションアイテムの作成に必要な会議での議事を文字起こししてくれるサービスです。
まとめ
以上、アクションアイテムについて、説明していきました。
アクションアイテムは会議の進行にとても役立つ資料になりますので、皆様も会議の際は作るようにしましょう。
